Estructura organizacional: organigrama

La estructura organizacional
Las empresas deben utilizar la estructura organizacional, en donde se incluyan todas las actividades que la misma pretenda realizar, por medio de una adecuada estructura que permita gestionar sus funciones y cada departamento con el fin de producir sus productos o servicios de forma ordenada para conseguir lograr sus metas.

Esta estructura se puede clasificar en dos partes:

Estructura organizativa formal
Esta es muy necesaria, para poder dividir las diversas actividades dentro de la entidad y así poder lograr alcanzar las metas a través de un organigrama y del mismo modo la interacción de sus principios que incluyen la clasificación de trabajo, responsabilidad, unidad de mando, autoridad, delegación, jerarquía, equidad de mando y control, entro otras.

Estructura organizativa informal

Se origina de la estructura formal, debido a que de allí comienza la formación de las diversas estructuras que se relacionan entre los participantes y los diferentes factores. Esta se rige en un orden social y también son más dinámicas, ya que se integra mediante las relaciones entre personas que terminan formando grupos representados públicamente.

¿Cómo hacer un organigrama?

Se trata de un esquema gráfico, relacionado con la estructura organizada de una empresa y su relación con los diversos departamentos que la integran. Por medio de este esquema se pueden definir los diferentes niveles de jerarquía y los canales correspondientes para lograr mantener una comunicación interna adecuada.

Para realizarlo con eficacia, para que se adapte correctamente a las necesidades de la empresa, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

Es imprescindible que el organigrama facilite toda la información con respecto a las relaciones y funciones de cada uno de los integrantes, por lo tanto, se debe reflejar claramente en el gráfico, la relación que existe entre los departamentos y del mismo modo determinar el desempeño de cada participante.

• Se debe elaborar un esquema que represente un presente actualizado y del mismo modo se enfoque en el futuro, dejando claro los estudios de cómo será la proyección de la institución.
• En el momento que se realice el diseño, es importante tener la guía de los archivos institucionales, de todos los empleados, la relación que existe entre los departamentos y por supuesto la labor que desempeña cada integrante de la institución.

Al momento de trazarlo, también se deben considerar las siguientes recomendaciones:

• Las casillas deben ser rectangulares.
• La unión de las líneas se tiene que trazar de manera vertical encima de la parte media y en la parte de arriba de los otros recuadros.
• Las líneas horizontales, señales la correlación.
• El esquema tiene que tener precisión al delimitar las unidades y dependencias.
• La escritura de los nombres de las unidades y los departamentos, tienen que transcribirse en forma correcta.
• Todas las líneas deben realizarse del mismo grosor.
• Si se usan siglas, es necesario indicar el nombre completo en el pie del esquema.
• Se tiene que dejar un espacio adecuado entre cada uno de los recuadros, para que se pueda ver claramente y se pueda comprender la estructura con facilidad.
• En caso de que la empresa ofrezca consultorías o alguna coordinación, se puede señalar con líneas de puntos y los recuadros se deben colocar de forma horizontal del nivel jerárquico con que se encuentre relacionado.
• Es importante evitar la conexión de los cuadros con las flechas.
• Los departamentos dependientes de un único supervisor, tienen que estar vinculados directamente por una sola línea.

¿Que es un organigrama?

El organigrama es una representación gráfica del esqueleto de una organización, mostrando los cargos jerárquicos. El organigrama permite obtener una idea rápida de cómo está organizada una empresa, cooperativa u organización sin fines de lucros, cualquiera sea el tipo de organización el organigrama es válido.

¿Para qué sirve el organigrama?

Un organigrama cumple dos funciones principales:

En primer lugar, es informativo, ya que a los nuevos integrantes de la compañía les servirá o también a los más antiguos que hayan olvidado alguna posición.

En segundo lugar, es una herramienta para el análisis organizacional, ya que como instrumento de análisis servirá para detectar fallas en la estructura, en un organigrama vemos claramente cada unidad o departamento y la relación con otras unidades. Siendo así, si algo está funcionando mal podemos estudiar el gráfico para entender y de este modo solucionar una situación.

Es muy fácil crear un organigrama, generalmente éste se hace al mismo tiempo que nace una organización para dejar en claro los puestos jerárquicos y la organización de la compañía, cuando se ha creado una organización y no tiene un organigrama o cuando la organización está creada, tiene ya su organigrama pero necesita cambios o reajustes. Es importante que esta representación de la compañía se mantenga actualizada, no puede ser algo estático.

Tipos de organigrama

Existen tres tipos de organigramas:

Organigramas analíticos:  Son específicos, brindan información detallada y pueden servir de complemento para otras fuentes de información.

Organigramas generales:  Este tipo de organigrama muestra solo las unidades de mayor importancia, se los denomina con ese nombre por ser los más comunes.

Organigramas suplementarios:  Son aquellos que se usan para analizar un departamento en particular y sirven como complemento de los del primer tipo.